Digitalización: Claves para la nueva empresa

Llamada la ‘moderna revolución industrial’, la digitalización de una empresa supone en primer lugar maximizar la eficiencia de sus rutinas mediante el uso de la tecnología. Sin embargo, su propia dinámica conduce inevitablemente hacia una nueva forma de hacer negocios. Pero ¿es un buen momento ahora para abordarla, en plena crisis? ¿Qué dificultades cabe esperar y cómo las han superados otros empresarios? Y también ¿por dónde se empieza?

Contestar a todas estas preguntas es sin duda una ardua labor, ya que no existen respuestas válidas para todas las empresas y circunstancias. Pero sí tenemos algunas pocas certezas básicas. Una: nada volverá a ser igual después de la COVID-19. Dos: el estado de confinamiento por la pandemia está acelerando, y mucho, la expansión del comercio electrónico. Por encima del 30% según Nielsen. Tres: no digitalizar la empresa implica desaprovechar oportunidades para el crecimiento del negocio. Algunos expertos estiman que una empresa sin web puede perder hasta un 25% de ventas potenciales. Cuatro: el proceso de digitalización de las empresa en el actual contexto no va a ser precisamente un ‘camino de rosas’.

Digitalizar implica automatizar procesos para agilizarlos, además de “eliminar fronteras y multiplicar nuestras opciones de crecimiento como empresa”, apuntan desde Kando Online Projects, el especialista en proyectos web y comunicación integral para empresas. Pero también es identificar debilidades y fortalezas para reducirlas o potenciarlas. Esto supone un proceso continuo de aprendizaje y mejora, siempre a la busca de nuevas fórmulas de productividad y rentabilidad. Coincide en este análisis Helena Grau —responsable de la división de Contenidos y Catálogo Digital de Telematel—, cuando subraya que la digitalización “sirve principalmente para reducir costes y ser más eficiente, optimizando aquellos procesos que no aportan valor a la empresa”.

Requiere también un esfuerzo continuo en el tiempo que no termina nunca. En otras palabras, solo puede desarrollarse con éxito en un ambiente de innovación. En este contexto de cambio, la tecnología es sin duda una aliada de extraordinaria importancia. Sin embargo, según el ONTSI —observatorio español de la economía y la sociedad digital— la realidad de las microempresas españolas no parece muy alentadora. Mientras el 49,70% de las que tienen entre 3 y 9 empleados goza de conexión a internet y página web, solo dispone de estos servicios un 24,30% de las que engrosan el tramo de entre 0 y 2 trabajadores. Desgraciadamente, dentro de este último se encuentra el colectivo de instaladores, target de AUNA Distribución. Son más de 65.500, cerca del 80% del total de 82.300 empresas registradas en 2019 por el INE en el mencionado tramo de 0-2 asalariados.

La digitalización no es una opción

Estamos de acuerdo en que la digitalización no es una poción mágica capaz de solucionar todos los problemas de los autónomos y microempresas españolas. Pero sí una condición sine qua non para que estas tengan futuro. Es decir, digitalizar no es una opción, sino la única alternativa para no caer en la obsolescencia o el marasmo económico y profesional.

Sin embargo, vemos que son precisamente los pequeños negocios los más reticentes a implantar soluciones digitales. Son muchas y muy diversas las razones que explican este retraso. eAPyme apunta, en primer lugar, el exceso en la oferta de soluciones que no siempre se adaptan a las necesidades reales de las empresas; o la necesidad de contratar y trabajar con más de un proveedor. Finalmente, eAPyme identifica también fuentes de problemas como la falta de estándares sectoriales, las reticencias de la propia plantilla a la hora de aprender a utilizar nuevos sistemas de trabajo o las dificultades para adaptarse a las herramientas.

Para Helena Grau, una de las principales dificultades para iniciar un proceso de digitalización es precisamente “acertar con la priorización de los procesos a digitalizar, porque está claro que no se puede hacer todo a la vez” señala. Según la experta de Telematel, “lo más difícil es enfocarse, porque hoy en día tenemos miles de opciones. Por tanto —concluye— es necesario tener muy clara la estrategia y qué beneficios vamos a obtener por cada proceso que se digitalice”.

En Kando Online Projects señalan que primero hay que “valorar en qué estado se encuentra la empresa, sobre todo si nació en la era analógica, priorizando el proceso de transformación digital mediante un plan que nos dirija lo antes posible a la llamada ‘madurez digital’. Además —afirman— se tiene que definir qué se quiere conseguir con la digitalización, y hasta dónde queremos llegar para evitar sorpresas”. Es decir, hay que definir un plan de acción y, en este, “no puede faltar la formación digital, que nunca deberá pararse”.

En esta área cabe recordar la nutrida oferta que reúne la página web de AUNA Distribución. Están disponibles una gran cantidad de cursos y webinars online especialmente creados para los profesionales del sector eléctrico, calefacción, refrigeración, fontanería, etc. Por otro lado, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital también ofrece un interesante porfolio de formación a través de la entidad Red.es. Se trata de la iniciativa ‘Crear Futuro’, un conjunto de programas de apoyo al desarrollo del talento y a la formación digital de los profesionales.

La vida sigue… conectada

Pero la digitalización es una transformación muy compleja y delicada para muchas empresas ¿es este el mejor momento para abordarla? Desde Kando Online Projects opinan positivamente, ya que ahora, “la única manera de llegar al cliente es a través de internet y el marketing online. Además —continúan— si tu empresa no ha alcanzado su madurez digital, es el momento de iniciar el proceso para estar al día y prepararla para un futuro cada vez más digital”.

Para Helena Grau “la digitalización ha venido para quedarse y es, precisamente ahora —afirma—, cuando nuestra empresa está teniendo más demanda de información y servicios”. La responsable en Telematel —empresa especialista en software de gestión para empresas instaladoras y bases de datos digitales— opina que el confinamiento está acelerando muchos procesos de digitalización “porque estos ya venían de antes”. Grau anima también a quienes no han iniciado aún el proceso de digitalización, porque “ahora tienen una oportunidad excelente de perder el miedo y ver las ventajas de opciones como la movilidad para la gestión de partes o la compra online a proveedores”.

Queda claro que es prioritario ajustar las herramientas tecnológicas a las necesidades de la organización. Aunque en la práctica hay que reconocer que es muy difícil implementar una estrategia a largo plazo, sobre todo en un contexto tan cambiante como el actual. Por tanto, habrá que buscar soluciones de una gran flexibilidad y facilidad de adaptación.

En Kando Online Projects tienen claro que la mejor opción para digitalizar una microempresa es un proyecto con programación a medida. Entre las herramientas digitales con que se puede contar se encuentra una web corporativa con intranet privada; una app móvil que satisfaga las necesidades del cliente desde la palma de su mano; una tienda online para dar servicio a los clientes; y finalmente un plan de marketing híbrido online con redes sociales, mailings, newsletters, storytelling, etc. así como estrategias de marketing offline tradicionales: eventos, catálogos, exposiciones, etc.

Desde Telematel, Helena Grau recomienda tener siempre presente el tipo de empresa instaladora, su tamaño, ámbito de actuación, etc. “Una de las áreas donde estas empresas consumen más recursos —señala— es en el seguimiento de su operativa, por lo que la digitalización de la gestión de obras y proyectos con aplicaciones adaptadas a su actividad debería ser una prioridad, junto a la facturación, la conexión con los catálogos de proveedores, las compras y, por supuesto, el marketing. Aunque sobre este último punto —subraya Grau—, no debemos pensar solo en la venta online, ya que no nos sirve una estrategia global de marketing digital si solo pueden atender a los clientes de 150 km a la redonda”.

En resumen, cuando esta crisis acabe, amanecerá una sociedad más ‘líquida’ que nunca, en el sentido que Bauman daba a ese término. Por tanto, lo más importante será seguir haciendo las preguntas de siempre: ¿Qué necesitan mis clientes? ¿Qué puedo ofrecerles? ¿Cuál es la mejor forma de acercarme a ellos? ¿Cómo puedo mejorar mi operativa interna? ¿Y de cara a mis proveedores y clientes?

Sin duda, esta actitud exige tiempo, esfuerzo y dedicación, aunque los resultados no siempre se traduzcan en beneficios tangibles. Es decir, siembra mucho para recoger poco. ¿Pero no es precisamente así como funcionan todas las empresas?

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